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Eventos e experiências

Congresos y conferencias

Registro, gestión de credenciales y acompañamiento de participantes en encuentros profesionales e institucionales.

Conocer módulos

El contexto

Una respuesta preparada para la realidad de la operación.

Congresos y conferencias exigen información consistente, perfiles diferenciados y una recepción fluida. Preparamos los flujos de inscripción, acreditación, gestión de credenciales, presencia y apoyo en el lugar, permitiendo que la organización y los participantes tengan una experiencia clara desde el primer contacto.

Desafíos que hemos resuelto

Qué necesita funcionar sin margen para dudas.

Cada módulo responde a necesidades concretas. La solución final es dimensionada para los públicos, los flujos y el nivel de exigencia del proyecto.

01

Recibir sin crear filas

Concentrar check-in, validación y resolución de excepciones en los períodos de mayor llegada.

02

Distinguir diferentes perfiles

Organizar participantes, oradores, patrocinadores, prensa, equipos y invitados con reglas propias.

Módulos y posibilidades

Una plataforma modular, configurada para este contexto.

Los módulos principales forman la base de la respuesta. Las opciones e integraciones se confirman de acuerdo con el ámbito técnico y operativo.

01
Módulo principal

Registro y acreditación

Participantes y invitados organizados antes de la apertura.

Configuramos inscripciones, invitaciones, confirmaciones, categorías y criterios de aprobación. La organización trabaja sobre una base única y preparada para la atención y la operación.

Posibilidades

  • Formularios e inscripcionesRecopilación estructurada de la información necesaria al proyecto.
  • Perfiles y categoríasNormas diferentes para participantes, invitados, equipos, proveedores u otros actores.
  • Invitaciones y confirmacionesSeguimiento del estado de participación y de las necesidades de validación.
02
Módulo principal

Atención y check-in presencial

Recepción preparada para validar participantes y resolver excepciones.

Redimensionamos puestos, equipos y equipos para investigación, confirmación de datos, check-in y apoyo a los participantes. Los procedimientos de contingencia se definen de acuerdo con la conectividad y la criticidad del congreso.

Posibilidades

  • Investigación y validaciónUbicación rápida del participante y confirmación de los datos necesarios.
  • Postos y equiposdimensionamiento de la atención de acuerdo con busca, horarios y perfiles.
  • Tratamiento de excepcionesProcedimientos claros para cambios, datos en ausencia o situaciones no previstas.
03
Módulo principal

Credenciales e identificación

Identificación clara y adecuada a los diferentes perfiles del congreso.

Las credenciales se pueden preparar con antelación o emitir en el lugar, con campos, categorías, fotografía e identidad visual definidos por la organización. La impresión en el momento depende del equipo seleccionado.

Posibilidades

  • Emisión anticipada o en el lugarProducción organizada según el calendario y los equipos definidos.
  • Fotografía y datos personalizadosCampos y elementos visuales seleccionados por la organización cuando sea necesario.
  • Categorías visualesIdentificación inmediata de perfiles, funciones o niveles de acceso.
  • Impresión en el momentoEtiquetas o credenciales emitidas en el puesto con los campos aprobados y equipos compatibles.
  • Fotografía del participanteCaptura y presentación de la fotografía en los puntos autorizados cuando el nivel de seguridad lo justifique.
04
Módulo principal

Accesos y control de presencia

Entradas, salidas y zonas controladas sin listas físicas.

Definimos permisos por perfil y puntos de validación para salas, áreas reservadas o sesiones. check-in y check-out puede utilizar QR Code, RFID o NFC, según los dispositivos e integraciones del proyecto.

Posibilidades

  • Permisos por zonaNormas de circulación asociadas a cada perfil.
  • Check-in y check-outRegistro de entradas y salidas en los puntos seleccionados.
  • QR Code, RFID o NFCTecnología elegida en función de los dispositivos, del recinto y de las integraciones.
  • Alertas operativasSinalización asociada a participantes o validaciones específicas, limitada a los equipos autorizados.
05
Módulo principal

Operación en terreno

Equipos, puestos y procedimientos preparados para el momento real.

Conecta la configuración tecnológica a la ejecución, con preparación de equipos, pruebas, apoyo a los puestos, tratamiento de excepciones y respuesta en los períodos de mayor afluencia.

Posibilidades

  • Preparación y pruebasValidación de rutas, puestos y situaciones críticas antes de la apertura.
  • Apoyo a los puestosSeguimiento de los equipos y resolución de incidencias durante la operación.
  • Plan de contingenciaProcedimientos definidos según conectividad, riesgo y criticidad.
06
Módulo principal

Dashboard y seguimiento

Indicadores útiles durante y después del congreso.

Acompañamos inscritos, confirmados, check-ins, actividad por período e incidencias relevantes. Los informes se configuran en función de las decisiones operativas y de la información realmente recogida.

Posibilidades

  • Panel operativoIndicadores seleccionados para seguir la ejecución.
  • Informes por período o áreaLectura de búsqueda, actividad y rendimiento en el nivel de detalle disponible.
  • Consolidación finalInformación organizada para evaluación y preparación de la operación siguiente.
07
Integração disponível

Integraciones y controles adicionales

Enlace a sistemas y necesidades específicas del congreso.

Se pueden evaluar integraciones con notas, plataformas de inscripción, sistemas institucionales o registro de equipos asociados a participantes. Cada integración se confirma técnicamente antes de ser propuesta.

Posibilidades

  • Billeteras e inscripcionesEnlace evaluado según APIs, formatos y permisos disponibles.
  • Pagos y adquirenciaIntegración sujeta a los socios, medios y requisitos del proyecto.
  • Portales y sistemas del clienteIntercambio controlado de información con sistemas autorizados.
  • Registro de equiposAsociación de equipos a participantes para apoyar el control de entradas y salidas.
08
Módulo opcional

Pagos y cashless

Modelos de pago y consumo configurables para eventos y recintos.

Puede combinar tarjetas o pulseras NFC, QR Code, aplicaciones y medios de pago integrados. Recargas, saldos y reembolsos dependen del modelo comercial y de las integraciones elegidas.

Posibilidades

  • Tarjeta, pulsera o QR CodeMedios de utilización elegidos según el público y el recinto.
  • Prepago o postpagoModelo definido según la operación, el riesgo y las reglas comerciales.
  • Recargas y saldosFlujos configurables cuando forman parte de la solución aprobada.

Cómo trabajamos

preparación al análisis de la operación.

  1. 01
    Antes

    Comprender

    Levantamos públicos, reglas, puntos críticos, integraciones y objetivos de la operación.

  2. 02
    Preparación

    Configurar y probar

    Preparamos módulos, perfiles, equipos, equipos y circuitos antes de la apertura.

  3. 03
    Durante y después

    Operar y analizar

    Acompañamos el terreno y consolidamos información para decisiones y evolución futura.

Resultados operativos

El valor de una operación vinculada de principio a fin.

01

Recepción más fluida

Información preparada y procedimientos consistentes reducen el tiempo de atención.

02

Presencia visible

La organización acompaña check-ins y actividad sin depender de listas físicas.

03

Mayor control

Credenciales, accesos y ocurrencias se asocian a reglas y perfiles claros.

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Experiencia aplicada en este sector.

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06
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Proyecto

OIL and GAS 2024

Angola
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Servicios públicos

U.S. - Africa Business Summit

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Preguntas frecuentes

Una propuesta clara desde el principio.

¿Es la solución igual para todos los proyectos?

No. Los módulos, los medios de identificación, las integraciones y la operación se seleccionan según el contexto y los objetivos del cliente.

¿Es posible comenzar con algunos módulos?

Sí. La solución puede ser faseada, siempre que se respeten las dependencias técnicas y operativas entre los módulos.

Preparar la solución

¿Qué operación necesita poner en movimiento?

Comparta el contexto, los públicos y los puntos críticos. Dibujamos la combinación adecuada de tecnología y operación.

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